Les 20 fichiers du toolkit de diligence raisonnable, un par un

La source de vérité du paquet, en cinq onglets : les 7 types de diligence, les 37 règles documentaires avec leur feu tricolore par type, les 23 preuves d'origine des fonds de l'Acuerdo CONASSIF 11-21, les 19 classes de document avec échéance et fenêtre d'alerte, et les paramètres comparés entre le régime du 12-21 et celui du 13-19.

Explique la matrice tableau par tableau, écrit en couches : la règle en une phrase, quoi faire et la base légale de chacune. Il comprend l'arbre de décision qui attribue le type de diligence, la chronologie de chaque document et une fiche par type de client. C'est le document d'entrée et celui que l'on distribue à l'équipe.

Dix-neuf diapositives avec le modèle, l'arbre de décision, le feu tricolore documentaire et la proposition de valeur, pour présenter la politique à l'organe de direction.

Le formulaire complet en quatre sections : identification des personnes, personne morale et bénéficiaires effectifs, origine des fonds par catégorie avec profil transactionnel et déclaration PPE, et capacité d'investissement pour les intermédiaires en valeurs. Il comporte un bloc à usage interne pour le type de diligence et la catégorie de risque.

Une liste par type de diligence — simplifiée, standard pour personne physique et morale, renforcée, personne morale étrangère et structures — avec le feu tricolore, l'échéance de chaque document, la condition qui le rend exigible et un espace de contrôle.

Les mêmes six listes sur des onglets séparés, avec un indicateur automatique de complétude. C'est la version pour travailler sur le dossier ; celle en Word est celle que l'on imprime et archive.

La synthèse motivée qu'exige le dossier à risque modéré et élevé : situation actuelle, antécédents, origine des fonds et son appréciation, comportement transactionnel attendu et justification de la catégorie de risque attribuée.

Trois déclarations distinctes — origine des fonds par catégorie, qualité de personne politiquement exposée et avoirs à l'étranger — plus une page d'information pour le client qui énumère quels documents valent comme origine des fonds et lesquels la réglementation n'admet pas.

Le procès-verbal pour l'entrée, la poursuite, le relèvement ou l'abaissement d'une relation à risque élevé ou avec une PPE : documents examinés, décision, conditions et signatures. C'est la preuve que l'approbation a eu lieu et de qui l'a donnée.

La trame de la visite chez le client en sept points, avec relevé photographique, conclusion et recommandation. C'est ce qui atteste que l'activité économique déclarée existe réellement.

Le manuel complet en onze chapitres : objet et périmètre, les types de diligence avec leur arbre, les documents d'identification, le formulaire, l'origine des fonds et la preuve admissible, le risque et la diligence renforcée, la validité et les alertes, les listes, les rôles, les tiers et la maîtrise des changements. Les paramètres que chaque entité doit décider figurent en champs modifiables.

Les douze paramètres que l'Acuerdo CONASSIF 12-21 laisse à l'appréciation de l'entité, chacun avec son plafond réglementaire, la valeur que nous proposons, la valeur approuvée et la place pour la motiver. Sans ce procès-verbal, la périodicité de mise à jour appliquée par l'entité ne repose sur rien.

Sept variables pondérées sur des échelles de 1 à 5, seuils par catégorie et surclassement automatique en risque élevé pour les PPE, les listes contraignantes ou les pays à haut risque GAFI. La feuille d'évaluation calcule le score, la catégorie, la périodicité de mise à jour et le type de diligence applicable.

L'inventaire des normes applicables avec la date de dernière vérification et celle de la prochaine revue, le registre des changements avec leur analyse d'impact, et l'historique des versions de la politique et de la matrice.

Les paramètres par régime, les classes de document avec leur validité et leur alerte, le portefeuille clients avec sa prochaine mise à jour et son statut, le registre documentaire avec échéance et alerte calculées, et la synthèse pour le Comité.

Les hypothèses de portefeuille et de capacité, la répartition mensuelle théorique confrontée à la capacité réelle de l'équipe et sa marge, et le calendrier de suivi. C'est ce qui évite de s'engager sur un plan intenable.

Trente questions en six blocs — gouvernance, identification, origine des fonds, risque et diligence renforcée, mise à jour et conservation, et tiers — chacune avec la preuve attendue, sa base légale, la note et le plan d'action, avec un pourcentage de conformité par bloc.

Identification, propriété et contrôle, intégrité et conformité, et conduite responsable des affaires, plus la déclaration du tiers et l'évaluation de l'entité avec sa criticité, les constats, la remédiation et les clauses contractuelles suggérées.

Neuf lettres, une par classe de document — identité, extrait de représentation, capital social, attestation, certification de comptable, états financiers, domicile, mise à jour périodique et qualité de PPE — écrites en quatre blocs : ce qui se passe, pourquoi, ce dont nous avons besoin et pour quand, avec le délai de prévenance suggéré.

Seize diapositives pour les chargés de clientèle : les cinq termes à comprendre, pourquoi cela compte, l'arbre de décision, le feu tricolore, trois exercices avec leurs réponses motivées, les échéances, quand escalader et une évaluation de cinq questions. Conçu pour une session de soixante minutes.