Los 20 archivos del toolkit de debida diligencia, uno por uno

La fuente de verdad del paquete, en cinco hojas: los 7 tipos de diligencia, las 37 reglas documentales con su semáforo por tipo, las 23 evidencias de origen de fondos del Acuerdo CONASSIF 11-21, las 19 clases de documento con vencimiento y ventana de aviso, y los parámetros comparados entre el régimen del 12-21 y el del 13-19.

Explica la matriz tabla por tabla, escrita en capas: la regla en una frase, qué hacer y la base legal de cada una. Incluye el árbol de decisión que asigna el tipo de diligencia, la línea de tiempo de cada documento y una tarjeta por tipo de cliente. Es el documento de entrada y el que se reparte al equipo.

Diecinueve diapositivas con el modelo, el árbol de decisión, el semáforo documental y la propuesta de valor, para presentar la política al órgano de dirección.

El formulario completo en cuatro secciones: identificación de personas, persona jurídica y beneficiarios finales, origen de fondos por categoría con perfil transaccional y declaración PEP, y capacidad de inversión para intermediarios de valores. Lleva un bloque de uso interno para el tipo de diligencia y la categoría de riesgo.

Una lista por tipo de diligencia —simplificada, estándar para persona física y jurídica, reforzada, persona jurídica extranjera y estructuras— con el semáforo, el vencimiento de cada documento, la condición que lo hace exigible y espacio para el control.

Las mismas seis listas en hojas separadas, con indicador automático de completitud. Es la versión para trabajar sobre el expediente; la de Word es la que se imprime y se archiva.

La síntesis razonada que exige el expediente de riesgo moderado y alto: situación actual, antecedentes, origen de fondos y su valoración, comportamiento transaccional esperado y la justificación de la categoría de riesgo asignada.

Tres declaraciones independientes —origen de fondos por categoría, condición de persona expuesta políticamente y recursos en el exterior— más una página informativa para el cliente que enumera qué documentos sirven como origen de fondos y cuáles la norma no admite.

El acta para el inicio, la continuidad, el ascenso o el descenso de una relación de alto riesgo o con un PEP: documentos revisados, decisión, condiciones y firmas. Es la evidencia de que la aprobación existió y quién la dio.

El guion de la visita al negocio del cliente en siete aspectos, con registro fotográfico, conclusión y recomendación. Es lo que acredita que la actividad económica declarada existe de verdad.

El manual completo en once capítulos: objeto y alcance, los tipos de diligencia con su árbol, los documentos de identificación, el formulario, el origen de fondos y la evidencia admisible, el riesgo y la diligencia reforzada, la vigencia y las alertas, las listas, los roles, los terceros y el control de cambios. Los parámetros que cada entidad debe decidir vienen en campos editables.

Los doce parámetros que el Acuerdo CONASSIF 12-21 deja a criterio de la entidad, cada uno con su tope regulatorio, el valor que proponemos, el valor aprobado y el espacio para motivarlo. Sin esta acta, la periodicidad de actualización que aplique la entidad no tiene respaldo.

Siete variables ponderadas con escalas de 1 a 5, umbrales por categoría y sobrecalificación automática a riesgo alto por PEP, listas vinculantes o país de alto riesgo GAFI. La hoja de evaluación calcula el puntaje, la categoría, la periodicidad de actualización y el tipo de diligencia que corresponde.

El inventario de normas aplicables con la fecha de última verificación y la de la próxima revisión, el registro de cambios con su análisis de impacto, y el historial de versiones de la política y de la matriz.

Los parámetros por régimen, las clases de documento con su vigencia y su alerta, la cartera de clientes con su próxima actualización y su estado, el registro documental con vencimiento y alerta calculados, y el resumen para el Comité.

Los supuestos de cartera y de capacidad, la distribución mensual teórica contrastada con la capacidad real del equipo y su holgura, y el calendario de seguimiento. Es lo que evita comprometer un plan que no se puede cumplir.

Treinta preguntas en seis bloques —gobierno, identificación, origen de fondos, riesgo y diligencia reforzada, actualización y conservación, y terceros— cada una con la evidencia que se espera, su base legal, la calificación y el plan de acción, con porcentaje de cumplimiento por bloque.

Identificación, propiedad y control, integridad y cumplimiento, y conducta empresarial responsable, más la declaración del tercero y la evaluación de la entidad con su criticidad, los hallazgos, la remediación y las cláusulas contractuales sugeridas.

Nueve cartas, una por clase de documento —identidad, personería, capital social, constancia, certificación de contador, estados financieros, domicilio, actualización periódica y condición PEP— escritas en cuatro bloques: qué ocurre, por qué, qué necesitamos y hasta cuándo, con los días de anticipación sugeridos.

Dieciséis diapositivas para ejecutivos de cuenta: los cinco términos que hay que entender, por qué importa, el árbol de decisión, el semáforo, tres ejercicios con sus respuestas razonadas, los vencimientos, cuándo escalar y una evaluación de cinco preguntas. Está pensado para una sesión de sesenta minutos.